Szablony wydarzeń
Przygotuj wzorzec programu, obsady, czasu i terminów przypomnień.
Co przechowuje szablon
Najnowszy model łączy zarządzanie dawnymi typami wydarzeń i szablonami programu w jeden moduł „Szablony wydarzeń”. Szablon ma nazwę, program, obsadę, czas wydarzenia i reguły terminów zaproszeń lub przypomnień. Cykliczność należy do wydarzenia albo serii, a nie do szablonu.
Organizacja ma co najmniej jeden aktywny szablon i może wskazać domyślny. Szablon pusty pozwala przygotować pojedynczy plan bez gotowego programu. Dostęp do jego zawartości i użycia nadal podlega roli; lista wyboru nie jest sposobem obejścia ograniczeń materiałów.
Przygotuj szablon od początku
- Otwórz Szablony wydarzeń i wybierz tworzenie.
- Nadaj rozpoznawalną nazwę oraz ustaw standardowy czas wydarzenia.
- Dodaj utwory, wybierz ich aranżacje i tonacje; uzupełnij nagłówki oraz notatki.
- Dodaj planowane osoby z sekcją i rolą albo bez tych przydziałów.
- Ustaw reguły terminów przypomnień, jeżeli organizacja ma z nich korzystać.
- Zapisz i sprawdź cały wzorzec; w razie potrzeby oznacz go jako domyślny.
Zapisanie sprawdzonego wydarzenia jako wzorca
Dobrze przygotowane wydarzenie możesz zapisać jako szablon. W nowym modelu przenosi to program, obsadę, czas i reguły przypomnień. Nazwij wzorzec według zastosowania, a nie tylko daty jednego koncertu.
Przed zapisaniem usuń z programu szczegóły, które nie powinny być powtarzane: jednorazowe uwagi, prywatne instrukcje i nieaktualne osoby. Szablon jest punktem startowym, dlatego powinien ograniczać rutynową pracę, a nie wymuszać poprawianie tych samych zbędnych elementów przy każdym terminie.
Wydarzenie dostaje niezależną kopię
Utworzenie wydarzenia kopiuje szablon. Kolejna zmiana nazwy, czasu, programu lub obsady wzorca nie zmienia istniejącego wydarzenia. Dotyczy to także reguł przypomnień w nowym modelu: przywrócenie reguł szablonu jest jawnym skopiowaniem aktualnej listy.
Nowa obsada zaczyna z własnymi statusami. Potwierdzenie osoby z poprzedniego wydarzenia nie jest zgodą na nowy termin. Sam zapis szablonu nie wysyła wiadomości, a nowe wydarzenie ma początkowo wyłączone automatyczne przypomnienia do ich świadomej aktywacji.
Aktualizacja i usuwanie
Utrzymuj osobne szablony wtedy, gdy rzeczywiście różnią się programem lub organizacją pracy. Małe jednorazowe odstępstwo popraw w wydarzeniu. Przed zmianą domyślnego wzorca sprawdź, czy osoby tworzące plany wiedzą, jaki będzie proponowany przy następnym terminie.
Usunięcie szablonu archiwizuje go i zachowuje wydarzenia, które z niego powstały. Ostatniego aktywnego szablonu nie można usunąć. Jeżeli działanie jest zablokowane, przygotuj inny aktywny wzorzec i ustaw domyślność zgodnie z formularzem.