Šablony událostí
Připravte vzor programu, obsazení, času a termínů připomínek.
Co uchovává šablona
Nejnovější model spojuje správu dřívějších typů událostí a šablon programu do jednoho modulu „Šablony událostí“. Šablona má název, program, obsazení, délku události a pravidla termínů pozvánek nebo připomínek. Opakování patří k události nebo sérii, nikoli k šabloně.
Organizace má alespoň jednu aktivní šablonu a může určit výchozí. Prázdná šablona umožňuje připravit jednotlivý plán bez hotového programu. Přístup k jejímu obsahu a použití stále podléhá roli; výběrový seznam neobchází omezení materiálů.
Připravte šablonu od začátku
- Otevřete Šablony událostí a vyberte vytvoření.
- Zadejte rozpoznatelný název a nastavte standardní délku události.
- Přidejte skladby, vyberte jejich aranžmá a tóniny; doplňte nadpisy a poznámky.
- Přidejte plánované osoby se sekcí a rolí nebo bez těchto přiřazení.
- Nastavte pravidla termínů připomínek, pokud je má organizace používat.
- Uložte a zkontrolujte celý vzor; podle potřeby ho označte jako výchozí.
Uložení osvědčené události jako vzoru
Dobře připravenou událost můžete uložit jako šablonu. V novém modelu se přenesou program, obsazení, čas a pravidla připomínek. Pojmenujte vzor podle použití, nikoli jen podle data jednoho koncertu.
Před uložením odstraňte z programu podrobnosti, které se nemají opakovat: jednorázové poznámky, soukromé pokyny a neaktuální osoby. Šablona je výchozí bod, proto má omezit rutinní práci, nikoli vyžadovat opravy stejných zbytečných položek při každém termínu.
Událost získá nezávislou kopii
Vytvoření události kopíruje šablonu. Následující změna názvu, času, programu nebo obsazení vzoru nemění existující událost. To platí v novém modelu také pro pravidla připomínek: obnovení pravidel šablony je výslovným zkopírováním aktuálního seznamu.
Nové obsazení začíná s vlastními stavy. Potvrzení osoby z předchozí události není souhlasem s novým termínem. Samotné uložení šablony neodesílá zprávy a nová událost má automatické připomínky zpočátku vypnuté až do jejich vědomé aktivace.
Aktualizace a odstraňování
Udržujte samostatné šablony tehdy, když se skutečně liší programem nebo organizací práce. Malou jednorázovou odchylku upravte v události. Před změnou výchozího vzoru ověřte, že osoby vytvářející plány vědí, který bude nabízen při následujícím termínu.
Odstranění šablony ji archivuje a zachová události, které z ní vznikly. Poslední aktivní šablonu nelze odstranit. Pokud je akce zablokována, připravte jiný aktivní vzor a nastavte výchozí šablonu podle formuláře.