Šablóny podujatí
Pripravte vzor programu, obsadenia, času a termínov pripomienok.
Čo uchováva šablóna
Najnovší model spája správu niekdajších typov podujatí a šablón programu do jedného modulu „Šablóny podujatí“. Šablóna má názov, program, obsadenie, trvanie podujatia a pravidlá termínov pozvánok alebo pripomienok. Opakovanie patrí k podujatiu alebo sérii, nie k šablóne.
Organizácia má aspoň jednu aktívnu šablónu a môže určiť predvolenú. Prázdna šablóna umožňuje pripraviť jednotlivý plán bez hotového programu. Prístup k jej obsahu a použitiu stále podlieha role; výberový zoznam neobchádza obmedzenia materiálov.
Pripravte šablónu od začiatku
- Otvorte Šablóny podujatí a vyberte vytvorenie.
- Zadajte rozpoznateľný názov a nastavte štandardné trvanie podujatia.
- Pridajte skladby, vyberte ich aranžmány a tóniny; doplňte nadpisy a poznámky.
- Pridajte plánované osoby so sekciou a rolou alebo bez týchto priradení.
- Nastavte pravidlá termínov pripomienok, ak ich má organizácia používať.
- Uložte a skontrolujte celý vzor; podľa potreby ho označte ako predvolený.
Uloženie osvedčeného podujatia ako vzoru
Dobre pripravené podujatie môžete uložiť ako šablónu. V novom modeli sa prenesú program, obsadenie, čas a pravidlá pripomienok. Pomenujte vzor podľa použitia, nie iba podľa dátumu jedného koncertu.
Pred uložením odstráňte z programu podrobnosti, ktoré sa nemajú opakovať: jednorazové poznámky, súkromné pokyny a neaktuálne osoby. Šablóna je východiskový bod, preto má obmedziť rutinnú prácu, nie vyžadovať opravy rovnakých zbytočných položiek pri každom termíne.
Podujatie získa nezávislú kópiu
Vytvorenie podujatia kopíruje šablónu. Nasledujúca zmena názvu, času, programu alebo obsadenia vzoru nemení existujúce podujatie. To platí v novom modeli aj pre pravidlá pripomienok: obnovenie pravidiel šablóny je výslovným skopírovaním aktuálneho zoznamu.
Nové obsadenie začína s vlastnými stavmi. Potvrdenie osoby z predchádzajúceho podujatia nie je súhlasom s novým termínom. Samotné uloženie šablóny neodosiela správy a nové podujatie má automatické pripomienky spočiatku vypnuté až do ich vedomej aktivácie.
Aktualizácia a odstraňovanie
Udržiavajte samostatné šablóny vtedy, keď sa skutočne líšia programom alebo organizáciou práce. Malú jednorazovú odchýlku upravte v podujatí. Pred zmenou predvoleného vzoru overte, že osoby vytvárajúce plány vedia, ktorý sa bude ponúkať pri nasledujúcom termíne.
Odstránenie šablóny ju archivuje a zachová podujatia, ktoré z nej vznikli. Poslednú aktívnu šablónu nemožno odstrániť. Ak je akcia zablokovaná, pripravte iný aktívny vzor a nastavte predvolenú šablónu podľa formulára.