Organisation erstellen und einrichten

Wann eine neue Organisation sinnvoll ist

Erstellen Sie eine eigene Organisation, wenn eine Gruppe eine eigene Bibliothek, Mitgliedschaften, Zuständigkeiten und ein Abonnement benötigt. Ein optionales internes Team gliedert die Arbeit innerhalb derselben Organisation. Legen Sie keine zweite Organisation nur für eine bestimmte Besetzung an, wenn dieselben Materialien genutzt werden sollen.

Ein Konto kann mehreren Organisationen angehören. Ressourcen der einen werden nicht automatisch in einer anderen sichtbar. Prüfen Sie vor der Erstellung, ob bereits eine Einladung in einen bestehenden Arbeitsbereich vorliegt. So vermeiden Sie eine versehentliche Trennung von Menschen und Repertoire.

Ersteinrichtung

Eine Organisation kann ohne interne Teams arbeiten. Das aktuelle Modell verlangt keine Zuordnung jeder Person zu einem Team oder einer Sektion. Ergänzen Sie die Struktur, wenn sie die Planung erleichtert, und nicht als obligatorischen technischen Schritt.

1. Wählen Sie im verfügbaren Formular der Webanwendung die Erstellung einer Organisation.
2. Geben Sie einen erkennbaren Namen ein und prüfen Sie Sprache und Zeitzone.
3. Öffnen Sie nach der Erstellung die Organisationseinstellungen und überprüfen Sie die Angaben.
4. Bereiten Sie die erste Veranstaltungsvorlage und grundlegende Materialien vor.
5. Laden Sie Personen mit den minimalen für ihre Arbeit erforderlichen Berechtigungen ein.

Zeitzone und Datum

Die Organisationszeitzone ist für die Berechnung von Einladungs- und Erinnerungszeiten wichtig. Stellen Sie die tatsächliche Arbeitszeitzone ein, besonders wenn Beteiligte reisen oder sich aus anderen Ländern anmelden. Prüfen Sie Datum und Uhrzeit auch in der jeweiligen Veranstaltung.

Eine Änderung der Organisationszeitzone ist kein Auftrag, alle Veranstaltungen zu verschieben. Sie kann die Interpretation von Zeitplanangaben ändern, gespeicherte Startzeitpunkte bleiben jedoch dieselben Zeitpunkte. Prüfen Sie danach die konkreten Versandzeiten der nächsten Veranstaltungen.

Eigentum ist eine eigene Verantwortung

Der tatsächliche Eigentümer hat die volle Kontrolle über die Organisation und die dem Eigentum vorbehaltenen Aktionen, einschließlich Mitgliedschaften und Abonnement. Eine weitreichende Rolle ist keine automatische Eigentumsübertragung. Nutzen Sie bei einem Verantwortungswechsel die vorgesehene Übertragungsfunktion.

Prüfen Sie zuvor, ob die empfangende Person ein aktives Konto mit korrekter Adresse besitzt und die Verantwortung für Daten und Abrechnung versteht. Kontrollieren Sie anschließend den neuen Eigentümer in der Liste. Das Umbenennen einer Rolle ersetzt diesen Ablauf nicht.

Organisation löschen

Das Löschen einer Organisation ist dauerhaft und umfasst ihre gemeinsamen Ressourcen. Verwechseln Sie dies nicht mit dem Archivieren eines internen Teams oder dem Entzug des Zugriffs einer Person. Prüfen Sie vor der Bestätigung den Organisationsnamen und die Beschreibung der betroffenen Daten.

Möchten Sie Ihre Verantwortung beenden, erwägen Sie eine Eigentumsübertragung. Wollen Sie ungenutzte Lieder aufräumen, verwenden Sie das Bibliotheksarchiv. Gehen Sie nach einer Löschung nicht von einer selbstständigen Wiederherstellung aus. Technische Sicherungen sind keine Rückgängig-Schaltfläche.