Teilnahmestatus und eigene Antwort
Planung, Einladung, Bestätigung und Absage unterscheiden.
Was ein Status bedeutet
Ein Status gilt für eine Veranstaltung. Ein anderer Termin hat eine eigene Antwort. Die Farbe ist eine visuelle Hilfe. Lesen Sie auch die Bezeichnung, denn ein Name in der Liste bedeutet keine Bestätigung.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Geplant | Die Person gehört zur Besetzung; das bedeutet keinen erfolgten Einladungsversand |
| Eingeladen | Antwort nach Einladung oder manueller Kennzeichnung ausstehend |
| Bestätigt | Gespeicherte Zusage zur Teilnahme |
| Abgesagt | Gespeicherte Absage der Teilnahme |
Die eigene Teilnahme bestätigen oder absagen
Das Öffnen eines Links allein speichert keine Entscheidung. Ist Ihre Sitzung abgelaufen, melden Sie sich zuerst an und kehren Sie zur Veranstaltung zurück. Offline benötigen Sie zum Antworten wieder eine Verbindung.
- Öffnen Sie die Veranstaltung aus der Liste, Übersicht oder über einen Einladungslink.
- Prüfen Sie Datum, Uhrzeit und zugewiesene Funktion.
- Wählen Sie Bestätigung oder Absage und warten Sie auf das Speichern.
- Prüfen Sie den resultierenden Status am Kopfbereich oder bei Ihrer Person.
- Möchten Sie die Entscheidung ändern, klicken Sie auf den gespeicherten Status oder öffnen Sie das verfügbare Antwortformular.
Statusänderung durch die verantwortliche Person
Wer die Besetzung verwalten darf, kann eine Person öffnen und ihren Status manuell setzen. Das hilft nach einem Telefonat oder einer Bestätigung außerhalb der Anwendung. Andere Beteiligte dürfen dadurch nicht automatisch fremde Antworten ändern.
Die manuelle Kennzeichnung als Eingeladen beweist keinen tatsächlichen Versand durch ConcertAmi. Verwenden Sie sie nicht zum Auslösen einer E-Mail. Wählen Sie für eine echte Nachricht die vorgesehene Versandaktion und prüfen Sie deren Ergebnis.
Absage und Sichtbarkeit des Programms
Eine Absage entfernt die Person nicht automatisch aus der Besetzung. Im neuesten Modell bleibt der zuordnungsbasierte Lesezugriff erhalten. Ausschließlich durch die Teilnahme gewährte Programmbearbeitung kann dagegen entfallen. Andere unabhängige Berechtigungen können weiterhin gelten.
Nach einer Absage sollte die verantwortliche Person Ersatz suchen und die Zuordnung prüfen. Die Anwendung lädt nicht automatisch jemand anderen ein und baut keine Sektion selbstständig um. Der Status informiert über eine Entscheidung und ist kein automatischer Ersatzmechanismus.
Vor der Veranstaltung die Vollständigkeit prüfen
Gehen Sie die Besetzung nach Sektionen durch und suchen Sie Personen ohne Antwort. Senden Sie eine Erinnerung nach den Regeln Ihrer Organisation. Bei einer Bestätigung außerhalb der Anwendung setzen Sie den Status bewusst und informieren Sie die Person über mögliche Terminänderungen.
Prüfen Sie nach einer Datumsänderung die Verfügbarkeit erneut. Eine frühere Antwort ersetzt keine Absprache zum neuen Termin. Ziel ist eine verständliche Liste tatsächlicher Entscheidungen für genau diese Veranstaltung.