Veranstaltungsvorlagen
Ein Muster für Programm, Besetzung, Dauer und Erinnerungszeiten vorbereiten.
Was eine Vorlage speichert
Das neueste Modell verbindet die früheren Veranstaltungsarten und Programmvorlagen im Modul Veranstaltungsvorlagen. Eine Vorlage enthält Name, Programm, Besetzung, Veranstaltungsdauer und Terminregeln für Einladungen oder Erinnerungen. Wiederholung gehört zur Veranstaltung oder Serie und nicht zur Vorlage.
Eine Organisation besitzt mindestens eine aktive Vorlage und kann eine als Standard festlegen. Eine leere Vorlage ermöglicht einen einzelnen Plan ohne vorbereitetes Programm. Zugriff auf Inhalt und Verwendung bleibt rollenabhängig. Die Auswahlliste umgeht keine Materialbeschränkungen.
Eine Vorlage von Grund auf erstellen
- Öffnen Sie Veranstaltungsvorlagen und wählen Sie die Erstellung.
- Vergeben Sie einen erkennbaren Namen und legen Sie die Standarddauer fest.
- Fügen Sie Lieder hinzu, wählen Sie Arrangements und Tonarten und ergänzen Sie Überschriften und Notizen.
- Fügen Sie geplante Personen mit Sektion und Rolle oder ohne solche Zuordnungen hinzu.
- Legen Sie Erinnerungsregeln fest, wenn Ihre Organisation diese verwenden möchte.
- Speichern und prüfen Sie das gesamte Muster. Legen Sie es bei Bedarf als Standard fest.
Eine bewährte Veranstaltung als Muster speichern
Eine gut vorbereitete Veranstaltung lässt sich als Vorlage speichern. Im neuen Modell werden Programm, Besetzung, Dauer und Erinnerungsregeln übernommen. Benennen Sie das Muster nach seinem Einsatzzweck und nicht nur nach einem Konzertdatum.
Entfernen Sie vorher Details, die nicht wiederholt werden sollen: einmalige Hinweise, private Anweisungen und nicht mehr benötigte Personen. Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Sie soll Routinearbeit verringern und nicht bei jedem Termin dieselben überflüssigen Korrekturen verlangen.
Die Veranstaltung erhält eine unabhängige Kopie
Beim Erstellen wird die Vorlage kopiert. Spätere Änderungen an Name, Dauer, Programm oder Besetzung ändern keine bestehende Veranstaltung. Dies gilt im neuen Modell auch für Erinnerungsregeln: Das Wiederherstellen der Vorlagenregeln kopiert ausdrücklich die aktuelle Liste.
Die neue Besetzung beginnt mit eigenen Statuswerten. Eine Bestätigung für die vorherige Veranstaltung ist keine Zustimmung zu einem neuen Termin. Das Speichern einer Vorlage versendet keine Nachrichten. Automatische Erinnerungen sind bei neuen Veranstaltungen zunächst bis zur bewussten Aktivierung ausgeschaltet.
Aktualisieren und löschen
Führen Sie getrennte Vorlagen, wenn Programm oder Organisation tatsächlich verschieden sind. Kleine einmalige Abweichungen ändern Sie direkt in der Veranstaltung. Prüfen Sie vor einem Standardwechsel, ob die Planenden wissen, welche Vorlage beim nächsten Termin vorgeschlagen wird.
Das Löschen einer Vorlage archiviert sie und erhält daraus entstandene Veranstaltungen. Die letzte aktive Vorlage lässt sich nicht löschen. Ist die Aktion gesperrt, erstellen Sie ein anderes aktives Muster und legen Sie den Standard entsprechend dem Formular fest.