Créer et configurer une organisation

Quand créer une organisation

Créez une organisation distincte si le groupe a besoin de sa propre bibliothèque, de ses adhésions, de ses responsabilités et de son abonnement. Une équipe interne facultative sert à organiser le travail au sein d’une même organisation. Ne créez pas une deuxième organisation pour une seule formation si elle utilise les mêmes documents.

Un compte peut appartenir à plusieurs organisations. Les ressources de l’une ne deviennent pas automatiquement visibles dans l’autre. Avant de créer un espace, vérifiez si l’organisateur vous a déjà invité à un espace existant. Vous éviterez de séparer accidentellement les personnes et le répertoire.

Configuration initiale

Une organisation peut fonctionner sans équipes internes. Le modèle actuel n’exige pas l’affectation de chaque personne à une équipe ou à une section. Complétez la structure quand elle facilite la planification, pas comme une étape technique obligatoire.

1. Choisissez la création d’une organisation dans le formulaire disponible de l’application web.
2. Indiquez un nom reconnaissable et vérifiez la langue ainsi que le fuseau horaire.
3. Après la création, ouvrez les paramètres de l’organisation et vérifiez les données.
4. Préparez un premier modèle d’événement et les documents de base.
5. Invitez les personnes en leur accordant le minimum d’autorisations nécessaire à leur travail.

Fuseau horaire et dates

Le fuseau de l’organisation intervient dans le calcul des échéances d’invitations et de rappels. Choisissez le fuseau réel de travail, surtout si les participants voyagent ou se connectent depuis d’autres pays. Vérifiez aussi les dates et heures sur l’écran de chaque événement.

Changer le fuseau de l’organisation ne commande pas le déplacement de tous les événements. Cela peut modifier l’interprétation des horaires du calendrier d’envoi, mais les instants de début enregistrés restent les mêmes. Après la modification, vérifiez les échéances d’envoi des prochains événements.

La propriété implique une responsabilité distincte

Le véritable propriétaire dispose du contrôle complet de l’organisation et des actions réservées à la propriété, notamment la gestion des adhésions et de l’abonnement. Un rôle aux autorisations étendues ne transfère pas automatiquement la propriété. Lors d’un changement de responsable, utilisez l’opération de transfert prévue.

Avant le transfert, assurez-vous que le destinataire possède un compte actif, la bonne adresse et comprend ses responsabilités concernant les données et la facturation. Une fois l’opération terminée, vérifiez le nouveau propriétaire dans la liste. Modifier simplement le nom d’un rôle ne remplace pas cette procédure.

Supprimer une organisation

La suppression d’une organisation est définitive et concerne ses ressources partagées. Ne la confondez pas avec l’archivage d’une équipe interne ou la révocation de l’accès d’une personne. Avant de confirmer, vérifiez le nom de l’organisation et la description des données supprimées.

Si vous souhaitez mettre fin à votre responsabilité, envisagez un transfert de propriété. Pour ranger des morceaux inutilisés, utilisez l’archivage de la bibliothèque. Ne présumez pas pouvoir restaurer vous-même une organisation supprimée ; l’existence de copies techniques n’est pas un bouton d’annulation.