Modèles d’événements
Préparez un modèle de programme, d’effectif, de durée et d’échéances de rappel.
Contenu d’un modèle
Le modèle le plus récent réunit la gestion des anciens types d’événements et modèles de programme dans un module unique, Modèles d’événements. Un modèle contient un nom, un programme, un effectif, une durée d’événement et des règles d’échéance pour les invitations ou rappels. La récurrence appartient à l’événement ou à la série, pas au modèle.
L’organisation possède au moins un modèle actif et peut en désigner un par défaut. Un modèle vide permet de préparer un plan individuel sans programme prédéfini. L’accès au contenu et à l’utilisation reste soumis au rôle ; la liste de sélection ne contourne pas les restrictions sur les documents.
Créer un modèle de zéro
- Ouvrez Modèles d’événements et choisissez la création.
- Donnez-lui un nom reconnaissable et définissez la durée habituelle de l’événement.
- Ajoutez des morceaux, choisissez arrangements et tonalités, puis complétez les en-têtes et notes.
- Ajoutez les personnes prévues avec une section et un rôle, ou sans ces affectations.
- Définissez les règles d’échéance des rappels si l’organisation compte les utiliser.
- Enregistrez et vérifiez tout le modèle ; désignez-le comme modèle par défaut si nécessaire.
Transformer un événement éprouvé en modèle
Vous pouvez enregistrer un événement bien préparé comme modèle. Dans le nouveau fonctionnement, cela transfère programme, effectif, durée et règles de rappel. Nommez le modèle selon son usage plutôt que selon la seule date d’un concert.
Avant d’enregistrer, retirez les détails qui ne doivent pas se répéter : remarques ponctuelles, consignes privées et personnes qui ne sont plus concernées. Un modèle est un point de départ ; il doit réduire les tâches habituelles, pas imposer de corriger les mêmes éléments inutiles à chaque date.
L’événement reçoit une copie indépendante
Créer un événement copie le modèle. Modifier ensuite le nom, la durée, le programme ou l’effectif du modèle ne modifie pas un événement existant. Cela vaut aussi pour les règles de rappel dans le nouveau fonctionnement : rétablir les règles du modèle consiste à copier explicitement sa liste actuelle.
Le nouvel effectif commence avec ses propres statuts. Une confirmation donnée pour un événement antérieur ne vaut pas accord pour une autre date. Enregistrer un modèle n’envoie aucun message ; les rappels automatiques d’un nouvel événement sont initialement désactivés jusqu’à leur activation volontaire.
Mettre à jour et supprimer
Gardez des modèles distincts lorsqu’ils diffèrent réellement par le programme ou l’organisation du travail. Corrigez une petite exception ponctuelle dans l’événement. Avant de changer le modèle par défaut, vérifiez que les créateurs de plans savent lequel sera proposé pour la prochaine date.
Supprimer un modèle l’archive et conserve les événements créés à partir de lui. Le dernier modèle actif ne peut pas être supprimé. Si l’action est bloquée, préparez un autre modèle actif et définissez le modèle par défaut selon le formulaire.