Effectif d’un événement et affectation des personnes

L’effectif concerne une date précise

La liste des personnes de l’organisation décrit les adhésions. Les sections définissent une répartition durable des fonctions ; l’effectif indique qui doit participer à une date précise. Retirer une personne de l’événement n’équivaut pas à supprimer son compte ou son adhésion.

Une personne peut être ajoutée sans équipe interne, section ni rôle. Elle rejoint alors Sans section. Les petites organisations n’ont donc pas à construire une structure complexe pour prévoir la participation de quelques personnes.

Ajouter des participants

1. Ouvrez l’événement et son Effectif.
2. Choisissez Ajouter des personnes globalement ou près d’une section précise.
3. Recherchez les personnes et utilisez les filtres de section ou de rôle s’ils facilitent le choix.
4. Sélectionnez une personne, plusieurs personnes ou le groupe visible.
5. Vérifiez la section et le rôle ; des affectations vides sont valides si elles sont inutiles.
6. Validez puis vérifiez la liste et le statut initial Prévu.

Sections et postes vacants

La vue peut regrouper l’effectif par section et rôle. Les sections vides aident à repérer les fonctions manquantes ; leur affichage ne signifie pas qu’une invitation existe déjà. Si elles gênent la lecture, utilisez les paramètres d’affichage si le client les propose.

Une personne déjà présente dans l’événement ne doit pas apparaître une deuxième fois après une nouvelle sélection dans l’ajout groupé. Vérifiez son affectation existante au lieu d’attendre deux entrées parallèles. Les rôles habituels des sections peuvent aider au choix, mais l’affectation à l’événement reste une décision précise de l’organisateur.

Ajouter une personne n’envoie pas de message

Le statut initial Prévu signifie que la personne est enregistrée dans l’effectif. La sélectionner dans une liste n’envoie pas d’invitation. Avec le périmètre d’accès approprié, un participant peut voir l’événement avant réception d’un message, car accès et livraison sont indépendants.

Quand le programme et l’effectif sont prêts, lancez un envoi manuel ou activez volontairement le calendrier d’envoi. Vérifiez ensuite les réponses, pas seulement la présence des noms dans la liste. Cette distinction évite de confondre participation prévue et confirmée.

Corriger les affectations et les accès

Le droit de modifier le programme ne donne pas nécessairement celui de gérer l’effectif. Si vous voyez les morceaux sans pouvoir ajouter de personnes, demandez au propriétaire de vérifier la portée du rôle. Un rôle de consultation étendue ne donne pas non plus le droit de changer les statuts d’autrui.

Le retrait de l’événement supprime l’accès provenant uniquement de cette affectation. La personne peut conserver un accès indépendant lié à un autre rôle. Vérifiez tout le modèle d’autorisations avant de considérer que retirer quelqu’un de l’effectif devrait masquer le plan à tout ancien participant.